Keskusrekisterien yhteinen Vaasan asiakaspalvelupiste ja Vaasan suomalaisen seurakunnan kirkkoherranvirasto ovat muuttaneet yhteisiin tiloihin 1.6. alkaen osoitteeseen Koulukatu 26–28. Tilat kahdelle palvelutoimistolle remontoitiin Vaasan suomalaisen seurakunnan entisiin kirkkoherranviraston tiloihin. Virasto on sijainnut kuluneen kevään Vaasanpuistikolla väistötiloissa ja aluekeskusrekisteri väliaikaisissa tiloissa Koulukadulla 4. kerroksessa.

Poikkeustilasta johtuen sekä kirkkoherranvirasto että keskusrekisterien palvelupiste palvelevat puhelimitse ja sähköpostitse. Normaalioloissa palvelupiste on avoinna arkipäivisin 9-15. Poikkeusaikana (ainakin 31.8. saakka) asioiminen palvelupisteessä ja kirkkoherranvirastossa edellyttää etukäteen puhelimitse tehtyä ajanvarausta.
Keskusrekisterien pääasiallinen palvelukanava on sähköiset verkkolomakkeet ja sähköposti, jota täydentää puhelinpalvelu.  Vaasan palvelupisteessä on erilliset palvelunumerot suomeksi ja ruotsiksi asioiville.

Kirkkoherranvirastoille aiemmin kuuluneita tehtäviä on keskitetty aluekeskusrekistereille. Aluekeskusrekisteri vastaa mm. virkatodistuspyyntöihin sekä sukuselvitys- ja tutkimuspyyntöihin 35 Lapuan hiippakunnan seurakunnan, mm. Vaasan suomalaisen seurakunnan ja Seinäjoen seurakunnan, kirkonkirjojenpidosta.

Vaasan suomalaisen seurakunnan kirkkoherranvirasto vastaa jatkossakin toimitusvarauksiin eli kasteeseen, vihkimiseen ja muistotilaisuuteen liittyvistä tila- ja henkilövarauksista.

Mitä hyötyä tehtävien keskittämisellä tavoitellaan ja miten se näkyy seurakuntalaiselle, Lapuan hiippakunnan aluekeskusrekisterin johtaja Tuomas Palola?

-    Tehtävien keskittäminen tällä tavalla tässä vaiheessa on luonteva osa sitä kehitystä, joka alkoi kirkon yhteisen jäsentietojärjestelmän luomisesta toistakymmentä vuotta sitten. Todennäköisesti jossain vaiheessa tulevaisuutta siirrytään yhteen valtakunnalliseen kirkon keskusrekisteriin.

Tavoitteena on asiantuntemuksen takaaminen muuttuvassa toimintaympäristössä, jota muokkaa hyvinkin laaja-alainen ja yksityiskohtainen lainsäädäntö, jonka ajatuksena on henkilötietojen suojaaminen.
-    On helpompaa kouluttaa rajattu määrä aktiivisesti asioiden kanssa työskenteleviä osaajia kuin se, että jokaisesta seurakunnasta lähetettäisiin koulutuksiin henkilö, joka kohtaa asian ehkä kerran vuodessa - jos silloinkaan.
-    Keskitetyllä järjestelyllä pystytään myös takaamaan parempi asiakaspalvelu, kun keskusrekisteri on avoinna jokainen arkipäivä sen sijaan, että yksittäisen seurakunnan kirkkoherranvirasto olisi avoinna vain tiettyinä viikonpäivinä rajoitetusti. Koska keskusrekisteri pystyy antamaan ”yhdellä todistuksella” tiedot henkilöstä, joka on ollut jäsen useammassa keskusrekisteriin kuuluvassa seurakunnassa, on tämä järjestely asiakasystävällisempää kuin se, että jokainen seurakunta antaa todistuksen vain omalta osaltaan.

Aluekeskusrekisterin toiminnot jakautuvat tietojen luovutusta ja rekisteröintiä koskeviin palveluihin. Mitä nämä toiminnot pitävät sisällään?
-    Yleistäen voidaan sanoa, että rekisteröintipalvelut pitävät sisällään kaiken sen, missä tuotetaan tavalla tai toisella ”uutta” informaatiota järjestelmään: esimerkiksi kasteiden kirjaamiset ja avioesteiden tutkinnat menevät tähän kategoriaan.
-    Samalla tavalla yleistäen voidaan sanoa, että tietojen luovutus pitää sisällään kaiken sen, mikä on historiatietoa: esimerkiksi virkatodistukset vainajista, sukututkimukset ja erilaiset otteet kastekirjoista.

Kuinka paljon henkilöstöä aluekeskusrekisteri työllistää yhteensä, ja montako henkilöä Vaasassa työskentelee?
-    Lapuan hiippakunnan aluekeskusrekisterissä on laskennallisesti 20,5 virkaa, joista Vaasaan on sijoitettu 2,5 virkaa. ”Puolikas” tarkoittaa käytännössä Vaasan palvelupisteen aluetoimistonhoitajaa, joka on teknisesti ottaen Rannikon ja Ahvenanmaan keskusrekisterin työntekijä, mutta jonka palkasta Lapuan hiippakunnan aluekeskusrekisteri maksaa puolet.
Aluekeskusrekisteriin kuuluvat seurakunnat maksavat sille jäsenmaksua kolme euroa per seurakuntalainen. Vaasan suomalaisen seurakunnan vuosittainen jäsenmaksu on silloin noin 93 000 euroa. Vaasan ruotsalainen seurakunta puolestaan kuuluu muiden alueen ruotsinkielisten seurakuntien kanssa Rannikon ja Ahvenanmaan keskusrekisteriin.

Tuomas Palola on Lapuan hiippakunnan keskusrekisterin johtaja. Aluekeskusrekisteri vastaa Jyväskylän seurakunnan ja 34 muun Lapuan hiippakunnan seurakunnan, mm. Vaasan suomalaisen seurakunnan ja Seinäjoen seurakunnan, kirkonkirjojenpidosta.

FAKTA:
•    Lapuan hiippakunnan aluekeskusrekisteri toimii hajautetusti kolmella paikkakunnalla: Jyväskylässä, Seinäjoella ja Vaasassa. Vaasan asiakaspalvelupiste on Lapuan hiippakunnan aluekeskusrekisterin sekä Rannikon ja Ahvenanmaan keskusrekisterin yhteinen.
•    Aluekeskusrekisteri hoitaa mm. virkatodistukset, sukuselvitykset ja -tutkimukset sekä avioliiton esteiden tutkintaan liittyvät palvelut. Pääsääntöinen palvelukanava on sähköiset verkkolomakkeet sekä sähköpostiviestintä.
•    Kirkkoherranvirasto ja keskusrekisterien yhteinen Vaasan asiakaspalvelupiste sijaitsevat seurakuntayhtymän virastotalossa osoitteessa Koulukatu 26, 2. krs.

•    Palvelupiste on avoinna ma–pe klo 9–15. Poikkeusaikana asiakaspalvelu vain ajanvarauksella.
o    Neuvonta: aluekeskusrekisteri.akrlapua@evl.fi, p. 041 730 2588
o    Rekisteröintiasiat: rekisterointi.akrlapua@evl.fi, p. 041 730 2589
o    Virkatodistukset, sukuselvitykset ja -tutkimukset: luovutus.akrlapua@evl.fi, p. 041 730 2591
•    Verkossa voi käynnistää avioliiton esteiden tutkinnan > esteidentutkinta.fi
•    Kirkkoon voi liittyä verkko-osoitteessa Liitykirkkoon.fi