Kirjeen saatteessa todetaan, että ”liitteenä on Vaasan suomalaisen seurakunnan työyhteisössä laadittu kirje seurakuntaneuvostolle ja tuomiokapitulille. Kirje toimitetaan ilman allekirjoituksia. Allekirjoittaneiden nimet ovat seurakuntaneuvoston varapuheenjohtaja Jari Jaskarin ja hiippakuntadekaani Terhi Kairan tiedossa.” Kirjeen on lähettänyt pastori, työsuojeluvaltuutettu Eva Thölix. 

Kirkkoherra Teijo Peltolan mukaan kirje avaa kokonaisuudessaan niitä kysymyksiä ja haasteita, joihin hän itsekin kirkkoherrana toivoo löytävänsä ratkaisuja. 
-    Sekä seurakunnan operatiivisessa johtoryhmässä että seurakuntayhtymän johtoryhmässä olemme aloitteestani keskustelleet tarpeesta evaluoida ja kehittää johtamisjärjestelmäämme, Peltola sanoo. 

Viime keväänä Vaasan seurakuntayhtymässä laadittu selvitys epäasiallisesta kohtelusta antaa kattavan kuvan myös Vaasan suomalaisen seurakunnan tilanteesta. Selvityksen valossa Vaasan suomalaisen seurakunnan koko työyhteisölle osoitettu selvitys antaa varsin hyvän tuloksen. 

- Kirjeessä seurakuntaneuvostolle nostetaan esille osan työyhteisöstä kokemia ongelmia, jotka eivät näkyneet työhyvinvointikyselyn tuloksissa. Kirjeessä esiin nostetut ongelmat tulee käsitellä asianmukaisella tavalla. Seurakuntaneuvoston käsittelyssä tulen avaamaan oman näkemykseni kirjeessä esitetystä huolesta, Peltola toteaa. 

- Tulen myös esittämään seurakuntaneuvostolle, että syksyllä seurakuntayhtymässä toteutettavan työhyvinvointikyselyn yhteydessä seurakunnassamme toteutettaisiin erillinen selvitys, joka tukee seurakunnan johtamista ja johtamisjärjestelmää organisaatiokulttuurin ohjaamisessa.
Tämä tarkoittaisi ulkopuolisen konsultin toteuttamaa selvitystä, jossa arvioitaisiin seurakunnan johtamisjärjestelmää ja eri työntekijäryhmien kokemusta osallisuudestaan ja päätöksenteon selkeyttä organisaatiorakenteessa.

-    Tunnistan Vaasan suomalaisessa seurakunnassa toimintakulttuurin, jossa on paljon vahvuuksia. Mutta mukana on myös paljon kirjoittamatonta toimintakulttuuria ja organisaation itseohjautuvuutta, joka kaipaisi läpinäkyvyyttä. Siksi pidän tärkeänä ulkopuolisen selvityksen tekemistä, joka voisi keskittyä seurakunnan johtamisjärjestelmän avaamiseen ja kehittämisalueiden tunnistamiseen. Tämä on mahdollista toteuttaa osana seurakuntayhtymässä toteutettavaa, ulkopuolisen konsultin toteuttamaa arviota.

Kirjeestä ei käy ilmi, minkälaista otosta Vaasan suomalaisen seurakunnan 53 työntekijän työyhteisöstä kirje edustaa, tai kuinka monta työntekijää on kirjeen laatimisessa kuultu. 

-    En tunne kirjeen laatimisen prosessia, ketkä ovat sen koonneet, ja minkälaisella prosessilla. Kirjeessä on siteerattu työyhteisömme työkokouksissa sanottuja asioita antamatta työntekijöille mahdollisuutta tarkistaa asiaa ja kuulematta työyhteisöä. 

Huomionarvoista on, että työsuojeluvaltuutetun sähköpostin mukaan Lapuan hiippakunnan dekaani ja Vaasan suomalaisen seurakunnan seurakuntaneuvoston varapuheenjohtaja ovat olleet menettelystä tietoisia sähköpostin saatteessa kuvatulla tavalla. Alkuperäisen viestin vastaanottajissa olivat myös Lapuan hiippakunnan piispa ja lakimiesasessori. 

Seurakunnan hallintoelimissä on vakiintunut ja normaali käytäntö, että kokouksista ei pidetä keskustelupöytäkirjoja tai -muistioita eikä kokousten keskusteluja lainata kokouksen ulkopuolella. 

-    Kirjeen laatijoiden menettely on siten hyvin poikkeuksellinen ja on jo nyt herättänyt työyhteisössä vakavaa huolta siitä, ovatko tavanomaiset työkokoukset työntekijän oikeusturvan kannalta turvallisia, jos on näyttöä, että niissä käydystä keskustelusta raportoidaan seurakunnan luottamushenkilöille ja hiippakunnan johdolle, ilman erillistä sopimusta asiasta, eikä menettelyyn puututa?

-    Kirkkoherrana tehtäväni on huolehtia seurakunnan toiminnan ja päätöksenteon laillisuudesta. Siksi haluan huolehtia siitä, että työyhteisössä kenenkään oikeusturvaa ei loukata. Tästä syystä pidän perusteltuna, että kirjeen julkisuudesta päättää seurakuntaneuvosto julkisuuslainsäädännön puitteissa ja kirjeen laatimiseen liittyvään prosessiin liittyviin kysymyksiin vastaavat ne, joilla on tieto prosessista kokonaisuudessaan eli dekaani ja varapuheenjohtaja. Asian käsittelyssä esittelijänä toimii seurakuntaneuvoston varapuheenjohtaja Jari Jaskari, Peltola sanoo.